De Abrumado con listas to-do a enfocado con compromisos

TIEMPO DE LECTURA - 4 MINUTOS

Hace algunos años, era de los que tenía To-Do Lists (listas de quehaceres) para todo:

- Listas de libros que quería leer

- Listas de películas para ver

- Listas de tareas pendientes

- Listas de proyectos

- Listas de algún día

Incluso compré un software para manejar listas.

Sin embargo, con todas esas listas, me sentía más abrumado y -adivina qué- a veces hacía menos.

Fue cuando aprendí que las listas son una buena estrategia para INICIAR tu sistema productivo personal, pero no debes quedarte ahí. 

Después de la lista deben venir los compromisos.

La semana pasada te compartí La Técnica del Time-Blocking para que te organices mejor. Hoy quiero complementar aquella idea y mostrarte cómo puedes pasar tus listas al siguiente nivel.

¿Estás listo?

los 3 problemas fundamentales de las listas de quehaceres

Cuando yo hacía listas y me estresaba, no sabía bien el porqué. Luego de bastante sufrimiento psicológico descubrí. Resulta que las listas tienen algunos problemas críticos:

1) No distinguen la duración de las tareas

2) No diferencian las tareas en su importancia y urgencia

3) No poseen un fecha específica para su ejecución

Como puedes ver en la figura arriba. Hay 3 tareas pendientes, pero:

¿Cuánto tiempo necesitas para realizar cada una?

¿Cuál es la más urgente e importante?

¿Cuándo podrás hacer cada una?

POr estas razones, las listas aumentan el estrés

1) Al no distinguir la duración de las tareas, te invitan a hacer las más cortas y fáciles para tachar más y sentirte más productivo.

✔️ Tarea corta (5 minutos)

✔️ Tarea fácil (10 minutos)

✔️ Revisar correos (5 minutos)

✔️ Concretar reunión (3 minutos)

❌ Preparar presentación (4 horas)

Ok, hiciste 4 tareas, pero la más importante y la que te generará nuevos ingresos aún sigue sin empezar.

Confundiste movimiento con acción.

2) Al no diferenciar las tareas en su importancia e urgencia, te invitan a dejar las cosas para después hasta que sean urgentes.

Mientras el plazo no se acerque, seguirán esperando en tu lista, estresándote cada vez que la mires.

Puedes tener 6 meses para preparar la presentación y sabes que es importante para ti que sea una presentación exitosa. Sin embargo, aún tienes diversas otras tareas más urgentes para entretenerte en tu lista.

Otras tareas importantes e difíciles sin plazo tal vez nunca se ejecuten.

Por ejemplo, llamar a Fernando para decirle que está despedido puede durar solo 5 minutos, pero tal vez llevas 3 meses posponiéndola. Aunque era corta y podría haberla hecho para "tacharla", no la hiciste porque era difícil.

3) Al no poseer una fecha específica para su ejecución, quedan a la espera de tu buena voluntad y de cuando "tengas tiempo".

Y como las listas te recuerdan de tantas cosas que podrías hacer, también te recuerdan que "no tienes tiempo" para hacer tanto. Lo que, obviamente, te abruma un poco más.

Sin compromisos claros, tu ejecución se ve rehén de tu motivación del día, generalmente guiada por la procrastinación (la tendencia humana de ahorrar energía haciendo lo más fácil).

Por ejemplo, finalizar el informe puede tardar 2 horas. Pero si no agendas este compromiso contigo. Solo lo finalizarás un día antes de la entrega.

la solución: pasa de listas a compromisos en tu calendario

Cuando descubrí que las listas me estresaban más que me ayudaban, busqué una forma de solucionar este problema. Y resulta que la solución era más simple de lo que pensaba.

Estudios indican que el simple hecho de agendar una tarea de una lista convirtiéndola en un compromiso en tu calendario es suficiente para eliminar el estrés.

La razón es que un compromiso en tu calendario elimina los 3 problemas de las listas ya que:

1) Distingue la duración de la tarea

2) Te permite ordenar en orden de importancia (compromisos más importantes primero)

3) Crean un compromiso con día y hora específicos para su ejecución

Como puedes ver en la imagen arriba, ahora las tareas pendientes están programadas en tu agenda y puedes ver que tienen duración distintas, que la más importante aunque sea pequeña viene primero y que cada una tiene un espacio de tu tiempo para su ejecución.

¿Sencillo, verdad?

Así es, porque la Productividad Consciente no es complicada.

Son técnicas y estrategias que simplifican nuestra organización para que podamos dedicar más tiempo haciendo lo que tenemos que hacer en vez de procrastinar lo que tenemos que hacer.

Es así como puedes llevar tus listas al siguiente nivel.

Las gallinas 🐓 viven tachando las tareas fáciles para sentirse productivas, mientras procrastinan crónicamente aquello que les llevará a realizar sus sueños.

La Idea Solar ☀️ de hoy es:

Para disminuir el estrés y vencer la procrastinación, transforma tu lista de quehaceres en compromisos en el calendario.

Si lo haces, vivirás como un Águila 🦅