¿Y si pudieras trabajar menos horas y ser más productivo?

TIEMPO DE LECTURA - 5 MINUTOS

Durante el verano de 2019, 2.300 empleados de Microsoft Japón 🇯🇵probaron la semana de 4 días. Ellos tuvieron que encontrar soluciones para alcanzar los resultados en menos tiempo disponible. Sin embargo, no ha sido tan difícil (sabiendo que el trabajador común pierde bastante tiempo distraído).

Reuniones más cortas, menos conversaciones de pasillo, más intensidad y concentración.

¿Los resultados?

⬆️ 40% más de productividad (medida en ventas 🤑)

⬆️ 92% de los participantes se sintieron mejor

En resumen, hacían en 4 días el trabajo de 5 —y mejor—.

Una empresa en Irlanda también la probó y estos fueron los resultados: 

"Después de 13 semanas, es rotunda: Los más de 50 empleados a tiempo completo de la empresa en Irlanda están 'encantados', los procesos son más eficaces y los indicadores clave de rendimiento que utilizan para hacer un seguimiento del trabajo (como las ventas, el número de personas que la empresa de colocación coloca en puestos de trabajo, el porcentaje de llamadas devueltas en un plazo determinado) se están cumpliendo y, en algunos casos, superando en comparación con cuando trabajaban cinco días."

¿El principio por detrás de estos resultados?

La Ley de Parkinson

Su definición: “El trabajo se expande para ocupar el tiempo disponible para su realización.”

Es un concepto conocido y bastante repetido en la Productividad.

¿Por qué?

Porque es poderoso.

Este término lo acuñó Cyril Northcote Parkinson, historiador y escritor británico, en 1955, apareciendo como frase inicial de un artículo para The Economist y convirtiéndose más tarde en el tema central de uno de sus libros, Parkinson's Law: La búsqueda del progreso.

Parkinson vio de primera mano esta ley en acción cuando trabajó en Administración Pública y comprobó la burocracia. Él decía que era un subproducto de la creencia limitante que muchos tienen de que “trabajar más es mejor que trabajar de forma más inteligente y rápida”.

¡Estoy contigo, Mr. Parkinson!

Ok, fin de background histórico. Vamos al grano.

Si te dan una tarea de 2 horas, pero te dicen que tienes hasta la próxima semana para hacerla.

En vez de terminarla en las próximas 2 horas, probablemente la tendrás lista la próxima semana.

A mi me está pasando esto actualmente con unos cursos que estoy grabando en portugués. Íbamos a empezar el entrenamiento ahora en mayo y me lo pospusieron para junio. Ya tengo todo listo, solo falta una parte de la configuración —y adivina qué— ya lleva 2 semanas en mi backlog (lista de espera).

No estoy procrastinando, solo que el plazo extendido me ha permitido dar atención a otros temas que son más importantes en este momento. (Prioridades 😬)

Sin embargo, en este mismo ejemplo, si me dicen que empezarán la próxima semana, lo tendré listo para la próxima semana. ✅

El problema con la Ley de Parkinson reside cuando el tiempo disponible que tienes lo ocupas con actividades que NO aportan a tus objetivos y, entonces, terminas perdiendo el tiempo.

La moraleja de la Ley de Parkinson es que mientras más tiempo tengas disponible para hacer algo, menos te esforzarás y más te tardarás en terminarlo.

O más esperarás para empezarla.

Gráficamente, esto es lo que sucede:

Escenario 1)

Tienes 8 horas disponibles

Te esfuerzas poco (50%)

Tienes mucho tiempo disponible, luego te esfuerzas poco a lo largo de todo el tiempo.

Escenario 2)

Tienes 4 horas disponibles (la mitad)

Te esfuerzas mucho más (100%)

Es la misma tarea, que no tiene una duración específica, tardándose más simplemente porque hay más tiempo disponible.

¿Cómo puedes corregir esto?

Ya vimos en las últimas ideas solares sobre La Técnica del Time-Blocking y De Listas a Compromisos la importancia de llenar tu calendario con todo lo que haces.

No dejes listas de tareas sueltas y tampoco vivas tu vida sin un plan claro para cada día. Con estas tareas que sueles extender más de lo necesario debes hacer lo mismo. Si asignas un compromiso en tu calendario con la cantidad de tiempo adecuada para cada tarea, serás obligado a esforzarte más y alcanzar el objetivo en el tiempo asignado. Esto funciona aún mejor cuando ya tienes el resto de tus días programados.

Ahora, no malinterpretes este concepto pensando:

“Ok, entonces pondré 15 minutos para arreglar mi casa cada semana en vez de las 3 horas que me suelo tardar”.

Los tiempos que estableces deben ser realistas y claros; acortar los tiempos no te convertirá en un superhéroe de la limpieza 😂.

En el escenario 2 que te mostré arriba, tú ya estás al 100%. Disminuir más el tiempo disponible no te hará terminar la tarea más rápido, a menos que la hagas a medias; bien mediocre.

Al final, la Ley de Parkinson es simplemente una observación de lo que sucede.

La gente suele dar a las tareas más tiempo de lo que realmente necesitan y por eso son tan improductivas y dejan áreas importantes y no urgentes fuera de sus agendas por “falta de tiempo”.

Te invito a que programes tus tiempo de diversión, de lectura, de caminata y todo lo que sientes que necesitas más en tu vida. Así dejarás menos espacio libre para que las actividades se extiendan más de lo necesario, al mismo tiempo que recargarás tu batería.

Veamos algunas formas de aplicar este nuevo concepto de la Ley de Parkinson a tu vida para desperdiciar menos tiempo.

5 Estrategias Para Usar la Ley de Parkinson a Tu Favor

1. Establece fechas límite realistas y claras

Cuando vayas a pasar De Listas a Compromisos, como hablamos la semana pasada, calcula bien el tiempo que dedicarás a cada tarea.

Si no sabes bien: determina un tiempo y córtalo por la mitad. (Si anotas tus gastos de tiempo, aprenderás mejor el tiempo de duración de cada tarea).

2. Organízate en bloques de tiempo

Cuando tienes todos tus compromisos en tu calendario —personales y profesionales— tienes menos tiempo para perder. La realidad es que buena parte de tu tiempo ya tiene “dueño”.

3. Disminuye la duración de las reuniones

En su libro “La Sorprendente Ciencia de la Reuniones” Steven Rogelberg cuenta que en Google ellos tienen una regla donde las reuniones de 30 minutos deben durar 25 y las de 1 hora deben durar 50 minutos. ¿Y sabes qué? Aún con 5 o 10 minutos menos ellos logran los mismos resultados que antes.

4. Ocupa más tu agenda con tareas importantes y no urgentes (las que siempre se quedan fuera por “falta de tiempo”)

De acuerdo con la Matriz de Eisenhower (hablaremos de ella en una futura Idea Solar), las tareas importantes y no urgentes son las que una persona realmente productiva debería enfocar la mayor parte de su tiempo.

Empero, estas tareas suelen quedar para después justamente porque no son urgentes. Te sugiero planificar estas actividades en tu calendario. Vas a descubrir que sí hay tiempo para ellas y así menos tiempo disponible para que la Ley de Parkinson suceda.

5. Elimina lo innecesario

Por fin, observa tu agenda de la semana pasada.

¿Hay una o dos cosas que podrías eliminar por completo?

Hay ocasiones en que no es suficiente disminuir el tiempo perdido. Para ciertas cosas innecesarias como distracciones, noticias sensacionalistas, dopamina barata, cambios de tareas que generan residuo de atención, etc. lo mejor que puedes hacer es erradicarlas de tu vida.

Resultados esperados:

Si entiendes este concepto e implementas las medidas sugeridas (u otras que se te ocurran), podrás gozar de los siguientes beneficios:

1. Más estrés positivo (eustress)

El estrés generado al tener menos tiempo y que te exige dar más de ti.

2. Más estado de flujo (el nivel de dificultad aumenta)

El flujo es uno de los mayores impulsores de la felicidad y se logra cuando el nivel de dificultad de la tarea y el nivel de tu habilidad están a la par. Menos tiempo disponible significa más habilidad requerida.

3. Mejores soluciones para encontrar tiempo

A veces, con menos tiempo, lo único que te queda es encontrar nuevas soluciones.

4. Menos desperdicio y más tiempo libre

Ojo que si empiezas a tener tiempo libre, es bueno tener un plan claro para ocuparlo, sino ya sabes. La Ley de Parkinson estará ahí.

5. Mayor organización

Disminuir el tiempo disponible está íntimamente relacionado con tu visión sobre tu tiempo y tu calendario. 

Las gallinas 🐓 ocupan buena parte de su tiempo haciendo trabajo mediocre, esperando que las tareas importantes se conviertan en urgentes para actuar.

La Idea Solar ☀️ de hoy es:

Disminuye conscientemente el tiempo disponible para realizar ciertas tareas, agregando restricciones o fechas límite, para así aumentar tu esfuerzo  y crear trabajo excelente. Tu Productividad Consciente te lo agradecerá.

Si lo haces, vivirás como un Águila 🦅